به کلیه تصمیمات و اعمال تغییراتی شرکت که در جلسه رسمی رد و بدل می‌شود، صورتجلسه می‌گویند.
اکثر تنظیمات صورتجلسه شرکتها و تغییرات آن شامل تغییر در اساسنامه شرکت، افزایش سرمایه، کاهش سرمایه، ورود شریک جدید، خروج شریک و تغییر آدرس، نقل و انتقال سهام در شرکتهای سهامی، ثبت تعقیرات حق امضا، ثبت تغییرات اعضای هیات مدیره، تغییر نام شرکت و انحلال شرکت می‌باشد.
برای مطالعه بیشتر:
ثبت تغییرات در صورتجلسات چگونه است؟
تنظیم مطالب در نشست‌های رسمی را دبیر و منشی انجام می‌دهند. منشی یکی از اعضای جلسه است و یا شخص دیگری بدون داشتن حق رای به این منظور انتخاب می‌شود.
اما جهت ثبت و معتبر بودن این اقدام لازم است طی یک صورتجلسه ثبت و اداره ثبت شرکتها ارسال شود و پس از این صورتجلسه تغییرات به ثبت رسید و وجه قانونی می‌یابد.
در این مرحله می‌توان نسبت به اعمال تغییرات شرکت در چارچوب اساسنامه اقدام نمایید. تنظیم صورتجلسه نیازمند مقررات خاصی است در تنظیم صورتجلسه نوع شرکت و اساسنامه شرکت و مقررات قانون تجارت مورد توجه قرار می‌گیرد.
برای ثبت صورت جلسات شرکتها چه مدارکی لازم است ؟
۱-تصویر شناسنامه و کارت ملی هر یک از اعضای هیئت مدیره و بازرسین
۲- تصویر آگهی تاسیس و روزنامه رسمی
۳-تغییرات قبلی شرکت و اساسنامه شرکت
۴-تعیین نوع تغییرات توسط متقاضی
موسسه حقوقی دیاکو در کرج پایش صورتجلسه تغییرات شرکت را در کوتاه‌ترین زمان ممکن تنظیم نموده و در صورت داشتن هر گونه مشکلات احتمالی یاری‌رسان شما خواهد بود.
در تنظیم صورتجلسه شرکتها چه قوانین مهمی وجود دارد؟
۱- درج شماره جلسه بر اساس اینکه پیوسته یا دوره‌ای است.
۲- مشخصات اصلی اعضای شرکت کننده به همراه سمت آنها و دستور جلسه که هدف جلسه را تشکیل می‌دهد.
۳- بحث‌ها و گفتگوهایی که در جلسه صورت می‌پذیرد و تصمیمات گرفته شده در پایان جلسه ثبت می‌شود.
۴- آگاهی از اینکه آیا جلسه پایان یافته است یا مجددا برگزار می‌شود.
۵- مکان، زمان ،شروع ،پایان، تاریخ جلسه و محل برگزاری جلسه ثبت می‌شود.
شرکت کنندگان در جلسه باید حتماً صورتجلسه را امضا کنند زیرا صورتجلسه که امضا نشده باشد، فاقد اعتبار است و پس از نگارش صورتجلسه و امضای تمامی حاضرین، باید به اداره ثبت شرکتها ارسال شود و در سامانه ثبت شرکتها اطلاعات متن وارده و متن صورتجلسه بارگذاری شود .در صورتی که ایرادی به آن وارد شود، باید اصلاح شود و بدون نقص بارگذاری شود.
شرکت‌هایی نیاز به تنظیم صورتجلسه دارند که به ثبت رسیده باشد زیرا موسسه‌ای که تصمیم به ثبت شرکت می‌گیرد بر اساس شرایط اساسنامه مدارکی را تنظیم می‌کند تا بتواند شرکت خود را ثبت کند.
اساسنامه شرکت نمی‌تواند ثابت بماند زیرا شرکت می‌تواند بر اساس قوانین تجارت شامل تغییراتی شود که به سود شرکت است.
مواردی که می‌تواند موجب رد صورتجلسه تغییرات شرکتها شود؟
موسسین شرکت می‌توانند چند تغییر را همزمان در شرکت انجام دهند مانند تغییر سهام، تغییر آدرس، تغییر اعضای شرکت، و غیره.
برای هر یک از این تغییرات باید صورتجلسه مجزا تنظیم کرد و با توجه به نوع صورت جلسات مجمع عمومی عادی، مجمع عمومی فوق العاده و هیئت مدیره برای هر یک از پذیرش جداگانه بگیرند. چنانچه تائیدیه اینترنتی برای جلسات ارائه شده صادر نشده باشد،صورت جلسه ارسالی مورد قبول واقع نخواهد شد.
اداره ثبت شرکتها، نمونه‌ای از صورتجلسات را ارائه کرده که باید متن صورتجلسات کاملاً دقیق و مانند آن باشد. توجه به این نکته که عین همان صورت جلسه در سایت تایپ شود الزامی است و بعد از آن باید به اداره ثبت شرکتها ارائه شود، در غیر این صورت منجر به مردود شدن صورتجلسه می‌شود.
صورتجلسه‌ای که به اداره ثبت شرکتها ارسال می‌شود، باید اصل صورتجلسه به همراه امضای اعضا باشد و کپی برابر اصل آن مورد تایید نمی‌باشد. اگر قصد تغییر در ثبت را دارید، بهتر است هر کدام از صورت جلسات جداگانه تنظیم شود زیرا در صورتی که یکی از موارد خواسته شده برای تغییر قابل قبول نباشد، موارد دیگر آن نیز در صورتجلسه ذکر شده مردود اعلام خواهد شد.
در یک صورتجلسه نباید انواع صورتجلسات را به صورت یک جا به کار بگیرید. مانند مجمع عمومی فوق‌العاده و عادی، در غیر اینصورت صورتجلسه شما مورد قبول واقع نخواهد شد.
در صورت تایید صورتجلسه یک شماره پیگیری برای شما صادر می‌شود که شناسه اصلی تایید صورتجلسه شما می‌باشد.
شما باید شماره پیگیری و بارکد صادر شده را در قسمت بالایی برگه صورت جلسه قید نمایید و یک رونوشت از تائیدیه که شماره و بارکد رهگیری را دارد روی کاغذ پاکت بچسبانید.
در صورتی که کد پیگیری صورت جلسه قابل خواندن نباشد، یا کمرنگ باشد صورتجلسه مردود می‌شود.
در صورت عدم تطبیق شماره ثبت یا شناسه ملی شرکت و یا زمانی که برای شما بیش از یک شناسه تعریف شده باشد، قبل از اقدام به تائیدیه صورت جلسه، به قسمت تعیین شناسه ملی مراجعه کرده که در اداره تعیین نام ثبت شرکتها قرار دارد. در صورت عدم مراجعه صورتجلسه شما مردود خواهد شد.
موسسه حقوقی دیاکو مجری ثبت شرکت و ثبت برند و انجام تنظیم و ثبت صورتجلسات شرکتهای شماست.
انواع صورتجلسات در شرکتها
صورتجلسات کاربرد زیادی دارد. برای اعلام رسمی هر گونه تصمیم یا تغییری در شرکت باید صورتجلسه مربوط به آن تنظیم شود.
پس از تنظیم صورتجلسه باید آگهی آن در روزنامه رسمی و کثیرالانتشار منتشر شود تا همه از این تصمیمات اطلاع یابند.
در شرکتهای تجاری انواع مختلفی از صورت جلسات وجود دارد که شامل موارد زیر است:
صورتجلسه مجمع عمومی موسس
مجمع عمومی موسسین اولیه مجموعه‌ای است که شرکت به واسطه آن به وجود می‌آید و تشکیل آن به خاطر این است که قوانین شرکت به درستی انجام شود.
صورتجلسه مجمع عمومی موسس برای شرکتهای سهامی عام الزامی است و برای شرکت سهامی خاص غیر الزامی است. در صورتجلسه مجمع عمومی موسس صاحبان سهام جهت موافقت و اعلام هماهنگی‌های لازم در جلسه شرکت می‌کنند.
صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده
صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده به موضوعات مهم و اساسی از جمله تغییر اساسنامه شرکت، تغییر سرمایه ، شرکت انحلال قبل از موعد، کاهش و افزایش سرمایه‌گذاری پرداخته می‌شود.
صورتجلسه مجمع عمومی عادی یا سالیانه
این صورتجلسه برای رسیدگی به صورت‌های مالی شرکت، رسیدگی به گزارش‌های مدیران و بازرسان شرکت و تصمیم سود و اندوخته بین صاحبان سهام تشکیل می‌شود و جلسات آن حداقل سالی یک بار در اساسنامه پیش بینی شده است.
صورتجلسه مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده
تشکیل این صورتجلسه می‌تواند به درخواست هیئت مدیره و بازرسان تشکیل شود.
صورتجلسه مجمع عمومی عادی به طور فوق‌العاده برای انتخاب مدیران، انتخاب هیئت مدیره، انتخاب بازرس، انتخاب روزنامه و تراز سود و زیان در شرکت می‌باشد که مخصوص شرکتهای سهامی خاص می‌باشد.
صورتجلسات به چه طریقی دسته‌بندی می‌شوند ؟
تنظیم صورتجلسه شرکتها با مسئولیت محدود
تنظیم صورتجلسه شرکتهای سهامی عام
تنظیم صورتجلسه شرکتهای سهامی خاص
تنظیم صورتجلسه شرکتهای تضامنی
تنظیم صورتجلسه شرکتهای تعاونی تنظیم
تنظیم صورتجلسه شرکتهای نسبی
تنظیم صورتجلسه شرکتهای مختلط سهامی
تنظیم صورتجلسه شرکتهای مختلط غیر سهامی
شرایط قانونی تشکیل جلسات و نحوه تنظیم صورتجلسه شرکتها چگونه است؟
تصمیمات در شرکتها به موجب قانون یا اساسنامه شرکت به وسیله کسانی که صلاحیت دارند، انجام می‌شود. به جز موضوعاتی که به موجب قانون گرفتن تصمیم و اقدام در صلاحیت مجامع عمومی و صاحبان سهام است، هیئت مدیره شرکت کلیه اختیارات برای اداره شرکت را داراست.
برای تشکیل هیئت مدیره باید بیش از نیمی از اعضای هیئت مدیره حضور داشته باشند و تصمیمات هیئت مدیره باید با اکثریت آراء حاضر رای اتخاذ شود، مگر اینکه اکثریت بیشتری در اساسنامه پیش‌بینی شده باشد.
اعضای هیئت مدیره برای اینکه به حد نصاب برسد، باید خودشان در جلسه حضور داشته باشند و اگر وکیل آنها در جلسه حضور داشته باشد، حضور وکیل در شمارش حد نصاب لحاظ نمی‌شود.
در اساسنامه شرکت مراتب دعوت و تشریفات و تشکیل جلسه هیئت مدیره، اعم از تعیین مهلت برای حضور در محل و چگونگی دعوت مشخص می‌شود.
مهلت دعوت مدیره باید به شکلی باشد که اعضای هیئت مدیره امکان عملی شرکت در جلسه را داشته باشند.
اگر از تاریخ تشکیل آخرین جلسه هیئت مدیره حداقل یک ماه گذشته باشد و رئیس هیئت مدیره اعضا را به تشکیل جلسه دعوت نکند، در آن هنگام یک سوم از اعضای هیئت مدیره می‌توانند با ذکر دستور جلسه، هیئت مدیره را دعوت کند و جلسه تشکیل دهند.
هیئت مدیره باید در اولین جلسه خود پس از انتخاب از طرف مجمع عمومی صاحبان سهام از بین اعضای خود یک رئیس و یک نایب رئیس انتخاب کنند و این افراد باید حقیقی باشند و این کار باید به صورت یک صورتجلسه باشد و بعد از آگهی در روزنامه رسمی کشور به اداره ثبت شرکتها ارائه شود.
هیئت مدیر برای هر یک در جلسات باید به صورت جلسه‌ای تدوین شده را به امضای اکثریت مدیران و حاضرین در جلسه برسانند.
در صورتجلسه هیئت مدیره ذکر نام و نام خانوادگی و مشخصات مدیران حاضر و غایب الزامی است.
مدیرعامل شرکت با تنظیم و امضاء صورتجلسه به وسیله هیئت مدیره انتخاب می‌شود.
مدیران و معاونان و اشخاصی که از طرف هیئت مدیره شرکت ماموریت انجام کاری پیدا می‌کنند، باید شفافیت کار آنها مشخص شود و زمان شروع و پایان ماموریت کار و خدمات قید شود.
جهت کسب اطلاعات در مورد صورتجلسات شرکتها می‌توانید با کارشناسان تنظیم صورتجلسه موسسه حقوقی دیاکو در کرج تماس بگیرید. متخصصین دیاکو در سریع ترین زمان صورت جلسات شرکت شما را تنظیم می کنند و به محض اینکه که مدارک و اطلاعات کامل خود را به کارشناسان حقوقی دیاکو در کرج برسانید، ظرف یک هفته تا ۱۰ روز صورتجلسه ثبت شده خود را دریافت خواهید نمود.
