یکی از وظایف ادارات ثبت اسناد و املاک به موجب قانون ،تجارت پلمب دفاتر تجارتی است که کاربرد این دفاتر در موضوع مربوط به وضعیت مالی شرکت و میزان مالیات بر اساس دفاتر مذکور است. لذا عملاً دفاتر تجارتی از لحاظ موضوع، سندیت ارتباطی به اداره ثبت شرکت ها نداشته و کاربرد و استفاده آن برای رصد تکالیف مرتبط با سازمان امور مالیاتی است و در برخی از دعاوی تجاری نیز کاربرد به عنوان ادله اثبات دعوی دارد. نکته: دفاتر تجاری را برخی با نام دفاتر مالیاتی می شناسند.
شناخت دفاتر تجارتی به موجب مواد (۶) الى (۱۱) هر تاجری به استثنای کسبه جزء مکلف است دفاتر ذیل یا دفاتر دیگری را که وزارت عدلیه به موجب نظام نامه قائم مقام این دفاتر قرار می دهد داشته باشد دفتر روزنامه دفتر، کل دفتر دارایی دفتر کپیه دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات و دیون و داد و ستد تجارتی و معاملات راجع به اوراق تجارتی از قبیل خرید و فروش و (ظهرنویسی و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می کند در آن دفتر ثبت نماید. دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلفه آن را تشخیص و جدا کرده هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر به طور خلاصه ثبت کند.

دفتر دارایی دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول و غیر منقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده در آن دفتر ثبت و امضاء نماید و این کار باید تا پانزدهم فروردین سال بعد انجام پذیرد. دفاتر مذکور ممکن است پنجاه برگ صد برگی و یا دویست برگی باشند.
در وضعیت کنونی صرفاً دفاتر روزنامه و دفتر کل توسط ادارات ثبت شرکت ها پلمپ می شوند و دفتر دارایی نیز سال ها است که کاربرد خود را در سازمان امور مالیاتی از دست داده است و برخی از اساتید تصویب ترازنامه در مجامع عمومی را به منزله تأیید. مالی و بیلان شرکت در نظر گرفته و لذا ترازنامه شرکت را جایگزین دفاتر دارایی می دانند. دفاتر مذکور در ماده ۶ به استثناء دفتر کپیه قبل از آن که در آن چیزی نوشته شده باشد باید توسط نماینده اداره ثبت که) مطابق نظام نامه وزارت عدلیه معین می شود امضاء شود. برای دفتر کپیه امضاء مزبور لازم نیست ولی باید اوراق آن دارای نمره ترتیبی باشد. موقع تجدید سالیانه هر دفتر مقررات این ماده رعایت خواهد شد. دفتری که برای امضاء به متصدی امضاء تسلیم می شود باید دارای نمره ترتیبی و قیطان کشیده باشد و متصدی امضاء مکلف است صفحات دفتر را شمرده در صفحه نخست و آخر هر دفتر مجموع عدد صفحات آن را با تصریح به اسم و رسم صاحب دفتر نوشته با قید تاریخ امضاء و دو طرف قیطان را با مهر سربی که وزارت عدلیه برای این مقصود تهیه می نماید منگنه کند. لازم است کلیه اعداد حتی تاریخ با تمام حروف نوشته شود.
کلیه معاملات و صادرات و واردات در دفاتر مذکوره فوق باید به ترتیب تاریخ در صفحات مخصوصه نوشته شود تراشیدن و حک کردن و همچنین جای سفید گذاشتن بیش از آن چه که در دفتر نویسی معمول است و در حاشیه و یا بین سطور نوشتن ممنوع است و تاجر باید تمام آن دفاتر را از ختم هر سالی لااقل تا ده سال نگاه دارد. البته در شیوه جدید پلمب دفاتر به جای سرب و منگنه دفاتر از کدهای امنیتی و الکترونیکی هوشمند برای پلمب دفاتر استفاده می گردد.

در پایان این نکته لازم بذکر است که اگر نیاز به ثبت درخواست برای پلمپ دفاتر مالیاتی دارید، کافیست با کارشناسان موسسه ثبتی دیاکو تماس بگیرید، تا در اسرع وقت درخواست تان برای صدور پلمپ دفاتر، ثبت گردد.تلفن مشاوره رایگان در خصوص پلمپ دفاتر تجاری: 02632400680

نویسنده: تیم تحریریه و محتوا سازی ثبت دیاکو
تاریخ نگارش: ۲۲ آبان ۱۴۰۳

منابع:
1- کتاب حقوق تحلیلی ثبت شرکت ها
2- ویکی پدیا
3- قانون تجارت