مطابق با ماده 6 قانون تجارت، تمام شرکت ها و موسساتی که در ایران ثبت شده اند، ملزم به پرداخت مالیات هستند. به این ترتیب شرکت ها موظف اند همه محاسبات مالی خود را در دفاتر قانونی قید و به اداره مالیات تسلیم کنند.
دفاتر قانونی به منظور مشخص کردن فعالیت های مالی شرکت ها، تا پایان هر سال تنظیم می شود، لذا عدم اعلام آن تخلف محسوب شده و در اینصورت اداره دارایی، شرکت متخلفِ را مشمول مالیات علی الراس خواهد کرد. لازم به ذکر است که هر شرکت در هر سال مالی حداقل یک دفتر کل احتیاج دارد و در صورت پر شدن آن اقدام به دریافت دفاترِ دیگر و پلمپ آن می کند.
نکته: شرکت هایی که فعالیت ندارند نیز مشمول قانون پلمپ دفاتر می شوند و باید هرسال دفاتر خود را به صورت خالی به ارائه دارایی تسلیم کنند.
پر کردن این دفاتر دارای حساسیت بسیاری است و تمام مطالب درج شده در آن باید بدون خط خوردگی، تراشیده شدن و یا لاک گیری باشد؛ همچنین تمام برگ های این دفاتر شماره گذاری شده است و نمی توان هیچ برگی از آن را جا گذاشت یا پاره کرد.
گاهی دفاتر ارائه شده به اداره دارایی رد می شود که در این صورت مشمول مالیات علی الراس خواهد شد. در ادامه به برخی دلایل رد دفاتر پلمپ توسط اداره مالیات اشاره خواهد شد:
درج اطلاعات غیرواقعی
ذکر نکردن فعالیت های تمام شعب شرکت
مخدوش یا پاک کردن مطالب مندرج در دفاتر
پاره کردن یا از بین بردن یک یا چند برگ دفاتر
ارائه دفاتر سال های قبل
مراحل درخواست پلمپ دفاتر تجاری
اولین گام برای درخواست پلمپ دفاتر، مراجعه به سایت اداره ثبت شرکت ها می باشد. در این قسمت اطلاعات مربوط به شناسه ملی، شماره تلفن ثابت، کد پستی و تابعیت متقاضی وارد می شود. همچنین شخص حقیقی که درخواست پلمپ دفاتر دارد باید شروع سال مالی و ماه مالی را مشخص کند. لازم به ذکر است که برای اشخاص حقوقی مبنای آغاز سال، ماه و روز مالی نیست. در این قسمت اطلاعات آدرس محل دریافت پلمپ دفاتر قید می شود.
پس از تکمیل و تایید نهایی اطلاعات، به کاربران شماره پیگیری داده خواهد شد. با اخذ کد پیگیری، و انتخاب گزینه ی دفاتر پلمپ، متقاضی به صفحه ی تازه ای وارد می شود که در آن کارشناس حقوقی، مدارک را بررسی می کند و سامانه برای پرداخت وجه دفاتر باز خواهد شد.
مدارک مورد نیاز برای دفاتر پلمپ:
مدارک هویتی مدیرعامل
کپی مدارک ثبتی شرکت یا آگهی آخرین تغییرات
ارائه درخواست دفاتر ممهور به مهر و امضای هیات مدیره
